Officemanager Griffie

Functieomschrijving

Officemanager Griffie

Jij bent het administratieve en secretariële hart van de Griffie. Je zorgt ervoor dat de bestuurlijke besluitvorming van de gemeenteraad soepel en professioneel verloopt.

Wat ga je doen?

Belangrijkste werkzaamheden

• Registreren en plaatsen van documenten in het raadsinformatiesysteem iBabs en verzorgen van de volledige administratieve afhandeling;
• Actief bewaken van alle termijnen binnen het besluitvormingsproces;
• Zorgen voor correcte en uniforme naamgeving van documenten volgens de schrijfwijzer, zodat alles goed vindbaar is in zoekmachine Raadzaam;
• Beheren van de mailbox van de griffie en berichten tijdig en zorgvuldig afhandelen, in afstemming met de griffier en raadsadviseurs;
• Eerste aanspreekpunt zijn voor raadsleden, fractieassistenten, collegeleden, ambtenaren en externe relaties en hen vriendelijk en servicegericht helpen;
• Ondersteunen van de forumgriffiers bij het opstellen van conceptagenda’s en publiceren van de forumagenda’s na vaststelling door het presidium; later ook verzorgen van de publicatie van de raadsagenda;
• Secretariële ondersteuning bieden aan de griffier en raadsadviseurs zodat zij zich op inhoud en advisering kunnen richten;
• Contact onderhouden met inwoners, bijvoorbeeld bij aanmeldingen om in te spreken tijdens een forum of raadsvergadering;
• Organiseren van bijeenkomsten, inclusief zaalreserveringen, catering en benodigde faciliteiten;
• Moniteren van de publicatie van documenten op officielebekendmakingen.nl na vaststelling door de gemeenteraad;
• Uitvoeren van kwaliteitsverbeterende werkzaamheden in het raadsinformatiesysteem iBabs;
• Verrichten van diverse andere administratieve werkzaamheden die bijdragen aan een goed functionerende griffie.

Organisatie

De gemeente Rijswijk bestaat uit ongeveer 700 collega’s. Onze stad groeit. Er komen steeds meer inwoners bij. Ons dienstenpakket wordt groter en veranderingen gaan steeds sneller. Hierdoor zijn wij als organisatie volop in beweging. Jouw ideeën en kennis kunnen we hierbij goed gebruiken.

In onze organisatie:
✅ Ben jij welkom met jouw ideeën en kennis
✅ Stimuleren wij een inclusieve (werk)cultuur

Eisen

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager met secretariële
  ondersteuning
• Uiterlijk beschikbaar 1 september 2026 voor minimaal 36 uur per week
• Aantoonbaar beschikbaar op maandag, dinsdagmiddag en woensdag fysiek
  aanwezig zijn in het gemeentehuis in Rijswijk vanaf 9.00 uur; op donderdag
  en vrijdag thuiswerken vanaf 9.00 uur

Gunningscriteria

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager met secretariële
  ondersteuning
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager bij een
  overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het
  raadsinformatiesysteem iBabs
• Aantoonbare werkervaring met het tegelijkertijd schakelen met interne en
  externe stakeholders

Interview Datum

gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 24 augustus 2026, vanaf 14:00 uur

Je sollicitatie dient uiterlijk 20 augustus 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.