Senior officemanager

Functieomschrijving

Functieomschrijving

Als senior officemanager ondersteun je professioneel en efficiënt de (plaatsvervangend) directeur-generaal en het managementteam. Je coördineert de dagelijkse werkzaamheden van het secretariaat, bewaakt voortgang, creëert structuur en houdt overzicht in een dynamische omgeving. Je organiseert agenda’s, beoordeelt overlegverzoeken, adviseert over prioriteiten en planning, en coördineert de afhandeling van e-mails, stukken en dossiers. Je fungeert als verbindende schakel tussen directie, bestuursadviseurs, andere secretariaten en interne/externe stakeholders, signaleert knelpunten en doet voorstellen ter verbetering van secretariaatsprocessen.

Taken en verantwoordelijkheden

• Agendabeheer: beheren en organiseren van de agenda van de (p)DG; adviseren over prioriteiten en inzet.
• Coördinatie: coördineren van dagelijkse secretariaatsactiviteiten en bewaken van voortgang en samenhang.
• Documenten en dossiers: coördineren en bewaken van de afhandeling van e-mails, stukken en dossiers en opvolging van acties.
• Schakelfunctie: fungeren als verbindende schakel tussen directie, bestuursadviseurs, andere secretariaten en stakeholders.
• Procesverbetering: signaleren van knelpunten en adviseren over inrichting en optimalisatie van secretariaatsprocessen.
• Samenwerking: nauw samenwerken met collega-officemanagers en zorgen voor overdraagbaarheid van werkzaamheden.
• Flexibiliteit: flexibel inzetbaar ten aanzien van werktijden, locatie en ondersteuning van verschillende bestuurders.
• Informatiepositie: op de hoogte blijven van relevante ontwikkelingen binnen de organisatie om goede afwegingen te maken en het management te ondersteunen.

Vereisten

• Opleiding/werk- en denkniveau: minimaal HBO-werk- en denkniveau, aangetoond door een afgeronde HBO-opleiding of minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring in coördinatie: minimaal 4 jaar aantoonbare ervaring met het coördineren van werkzaamheden voor collega’s en het bewaken van voortgang, samenhang en overzicht.
• Procesinrichting: aantoonbare ervaring met het opzetten van een nieuwe structuur en het adviseren van management over inrichting, aansturing en optimalisatie van secretariaatsprocessen.
• Plannen en organiseren: aantoonbare ervaring met plannen, organiseren en coördineren van werkzaamheden; dit moet duidelijk blijken uit het CV.
• Taal: native Nederlands spreken.

Wensen

• Aantoonbare ervaring met zelfstandig ondersteunen van een directeur, bestuurder of (plaatsvervangend) Directeur-Generaal binnen een ministerie of vergelijkbare overheidsorganisatie, inclusief advisering en prioritering op strategisch niveau.
• Aantoonbare ervaring met organiseren, coördineren en prioriteren van werkzaamheden in een dynamische omgeving en snel schakelen tussen belangen, deadlines en ad-hocverzoeken.
• Aantoonbare ervaring met verwerken, beheren en bewaken van vertrouwelijke en politiek/bestuurlijk gevoelige informatie, met zorg voor integriteit, privacy en vertrouwelijkheid.
• Aantoonbare ervaring met adviseren van management over inrichting en verbetering van secretariaatsprocessen en fungeren als verbindende schakel tussen directie, medewerkers en stakeholders.
• Ervaring met digitale managementondersteunende systemen, waaronder iBabs, Microsoft Word en Excel, en het effectief inzetten daarvan voor verslaglegging, planning, documentbeheer en rapportages.

Eisen

• Coördineren
• HBO
• Secretariaatsprocessen

Je sollicitatie dient uiterlijk 24 juli 2026 om 08:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.