RMA Consultant

Functieomschrijving

Functie

Consultant Records Management / Microsoft Purview (pilotproject)

Project

De organisatie heeft begrippen en verantwoordelijkheden voor records management op een hoog abstractieniveau gedefinieerd, maar processen zijn in de praktijk onvoldoende helder en er is nog geen Recordmanagementapplicatie ingericht. Dit bemoeilijkt het naleven van de Archiefwet en verplichtingen voor e-mailarchivering. Er loopt een pilotproject om RM-processen te ontwikkelen en een technische oplossing te implementeren. Het projectteam bestaat uit onder andere: projectleider, CIO-adviseur, informatiebeheerspecialisten, information architect, informatiemanager en functioneel beheerder.

Scope van de pilot

• Microsoft 365-applicaties: Exchange Online en SharePoint Online
• Azure Purview-modules: Data Lifecycle Management en Records Management
• Doel: minimaal e-mailarchivering inrichten binnen de pilot

Focus van de rol

Het overbruggen van de kloof tussen wetgeving (beleid), de IV-organisatie en eindgebruikers (processen en cultuur) en de Microsoft-suite (Purview, Exchange en SharePoint) op technisch en functioneel niveau.

Kernverantwoordelijkheden

• Definiëren & vertalen: Leiding geven aan workshops om definities (‘record’, ‘document’, ‘archiefstuk’) en rollen (eigenaar, bevoegdheden voor vernietiging) vast te leggen; vertalen van formele eisen van de Archiefwet naar begrijpelijke, dagelijkse taal voor medewerkers.
• Architectuurontwerp: Opstellen van de doelarchitectuur voor Records Management binnen de Microsoft 365-omgeving, met oog voor schaalbaarheid naar andere toepassingen.
• Inrichting & uitrol pilot: Functioneel configureren en testen van de gekozen pilot-applicatie in Microsoft Purview (o.a. retentielabels en documentensets) en uitrollen naar productie voor pilotonderdelen; meedenken over provisioning-oplossingen voor SharePoint teamsites naast labeling.
• Kennisoverdracht: Sterke educatieve rol: het team begeleiden in de mogelijkheden en beperkingen van Purview zodat de organisatie zelfstandig verder kan.

Kennis en ervaring

• Opleidingsniveau: Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• E-mailarchivering: Ervaring bij het inrichten van e-mailarchivering bij (bij voorkeur) overheidsinstellingen.
• Microsoft Purview: Aantoonbare, diepgaande ervaring met Data Governance, Data Lifecycle en specifiek Records Management.
• SharePoint Online: Grondige aantoonbare kennis van SharePoint-architectuur (sites, bibliotheken, content types en metadata) en integratie met Purview.
• Informatiebeheer & wetgeving: Aantoonbare basiskennis van de Archiefwet en standaarden voor duurzame toegankelijkheid (zoals MDTO of DUTO).
• Architectuur: Bijdragen aan opstellen van Record Management-doelarchitecturen en toetsen van compliance-eisen op applicatieniveau.

Competenties en vaardigheden

• Vertaler: Vermogen om complexe compliancy-regels te vertalen naar de praktijk zonder te verdrinken in jargon.
• Conceptueel & praktisch: Kan op strategisch/tactisch niveau meedenken over doelarchitectuur en zelf labels in Purview aanmaken en testen.
• Resultaatgericht: Sterk in het leiden van ontwerpsessies, creëren van draagvlak bij uiteenlopende stakeholders en leveren van concrete resultaten.
• Didactische vaardigheden: Kan zich verplaatsen in verschillende doelgroepen (informatiebeheer, functioneel beheer, architectuur en eindgebruikers) en kennis effectief overdragen.
• Communicatie: Ervaring met communiceren en kennisoverdracht aan ICT-technici, functionele gebruikers en management.

Eisen

• 1. Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau.
• 2. Kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring met de modules Data Governance en Records Management van Microsoft Azure Purview.
• 3. Kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring met het inrichten van Purview in combinatie met Exchange Online en/of SharePoint Online ten behoeve van (e-mail)archivering.

Wensen

• 1. Ervaring met het inrichten van recordmanagementprocessen in een regie-organisatie.
• 2. Ervaring bij het inrichten van e-mailarchivering bij overheidsinstellingen.
• 3. Ervaring met het vertalen van de Archiefwet naar recordmanagement (praktijkervaring en/of kennis van de Capstone-methode en/of standaarden voor duurzame toegankelijkheid zoals MDTO of DUTO).
• 4. Beschikbaarheid van de gevraagde competenties en vaardigheden (toetsbaar in CV, motivatie en/of mogelijk gesprek).
• 5. Ervaring met het overbrengen van kennis en communiceren met verschillende soorten stakeholders: ICT-technici, functionele gebruikers, management.

Eisen

• Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring met de modules Data
  Governance en Records Management van Microsoft Azure Purview
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring met het inrichten van
  Purview in combinatie met Exchange Online en/of SharePoint Online ten
  behoeve van (e-mail)archivering

Gunningscriteria

• Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het inrichten van
  recordmanagementprocessen in een regie-organisatie
• Mate waarin de kandidaat ervaring heeft bij het inrichten van
  Emailarchivering bij overheidsinstellingen
• Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het vertalen van de
  archiefwet naar recordmanagement* *Heeft dus praktijkervaring en/of kennis
  van de archiefwet, en/of van de Capstone-methode en/of van de standaarden
  voor duurzame toegankelijkheid (zoals MDTO of DUTO)
• Mate waarin kandidaat beschikt over de gevraagde competenties en
  vaardigheden (toetsbaar in CV, motivatie en/of mogelijk gesprek)
• Mate waarin ervaring met het overbrengen van kennis en communiceren met
  verschillende soorten stakeholders: ICT-technici, functionele gebruikers,
  management

Competenties

• Minimaal HBO werk- en denkniveau
• Ervaring bij het inrichten van E-mailarchivering bij
  overheidsinstellingen
• Microsoft Purview
• Aantoonbare, diepgaande ervaring met de modules Data Governance, Data
  Lifecycle en specifiek Records Management
• SharePoint Online
• Grondige aantoonbare kennis van SharePoint-architectuur (sites,
  bibliotheken, content types en metadata) en hoe dit integreert met Purview
• Informatiebeheer & Wetgeving
• Aantoonbare basiskennis van de Archiefwet en standaarden voor duurzame
  toegankelijkheid (zoals MDTO of DUTO)
• Architectuur
• Kan een bijdrage leveren aan het opstellen van Record
  Management-doelarchitecturen en het toetsen van compliance-eisen op
  applicatieniveau

Je sollicitatie dient uiterlijk 14 juli 2026 om 12:58 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.