Secretaresse NPRZ – Directie Bestuurszaken

Functieomschrijving

Jouw functie

Als secretaresse ben je verantwoordelijk voor:

• plannen en beheren van de agenda’s van de directeur en van de adviseurs van het programmabureau
• fungeren als gastheer/gastvrouw van het programmabureau en medeverantwoordelijk zijn voor de gastvrije ontvangst van gasten
• beheer van de telefoon van het programmabureau
• maken van reserveringen en regelen van ontvangsten
• zorgdragen voor de dagelijkse gang van zaken zoals voorraadbeheer, facilitaire zaken en het bestellen van kantoorartikelen
• mede onderhouden van contacten met de financiële administratie
• in voorkomende gevallen notulen en actielijsten van vergaderingen opstellen
• onderhouden van functionele contacten met interne en externe partners en beheren van het relatiebestand van het programmabureau
• ondersteunen van het team van adviseurs bij werkbezoeken en verzorgen van presentaties
• beheren van de algemene inbox van het programmabureau en verzorgen van de dagelijkse correspondentie

Jouw profiel

Wij zoeken een secretaresse die:

• klant- en servicegericht is en weet van aanpakken
• structuur en overzicht bewaakt, ook bij drukke agenda’s
• organisatietalent heeft en zowel zelfstandig als in teamverband sterke resultaten behaalt
• proactief handelt, zelfstandig beslissingen neemt en zorgt voor soepele werkprocessen en het halen van deadlines
• zorgvuldig en effectief omgaat met een complexe omgeving waarin partners werken
• nauwkeurig en netjes werkt en daardoor betrouwbare ondersteuning biedt

Organisatie

Onze organisatie
In het Nationaal Programma Rotterdam Zuid (NPRZ), werken gemeente, rijk, corporaties, onderwijs, zorginstellingen, veiligheidspartners en bedrijfsleven aan een nieuw perspectief voor Rotterdam-Zuid. De partners in het programma werken aan de pijlers School, Werk en Wonen, Veilig, Thuisbasis op Orde. Samen zorgen ze er voor dat meer jongeren de school verlaten met een diploma, meer bewoners aan het werk gaan en dat er meer aantrekkelijke woningen bij komen op Zuid. Het gaat om een grote hoeveelheid aan activiteiten, projecten en programma’s, waarvan de uitvoering wordt gedaan door de partners. Het programma duurt twintig jaar en richt zich op alle 16 wijken van Charlois, Feijenoord en IJsselmonde. Met haar ca. 215.000 inwoners is Rotterdam Zuid qua grootte te vergelijken met een stad als Eindhoven.
De coördinatie van de plannen en uitvoering van de NPRZ-activiteiten is in handen van een klein programmabureau. Het programmabureau NPRZ ondersteunt alle partijen die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het NPRZ. Het bureau bestaat uit de programmadirecteur van het NPRZ, een klein team van 10 adviseurs en twee medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse (project) en secretariële ondersteuning. Op het programmabureau is een tijdelijke vacature ontstaan voor een secretaresse/management assistent.
Voor deze functie zijn wij op zoek naar een representatieve en servicegerichte tijdelijke collega met een praktische inslag en hands-on mentaliteit, die plezier heeft in het zorgdragen voor een goed lopend secretariaat en bijdraagt aan een prettige werksfeer.
Kortom we bieden een fijne werksfeer in een klein, hecht en dynamisch team dat werkt aan één van de meest complexe grootstedelijke opgaven van deze tijd met een voorbeeldfunctie voor de rest van het land.

Eisen

• Je beschikt over een mbo-4 werk en denkniveau. Dit is aantoonbaar uit
  eerdere werkervaring
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als secretaresse/projectondersteuner
  opgedaan in de afgelopen 5 jaar
• Je hebt werkervaring met Microsoft Office, denk hierbij aan Word,
  PowerPoint en Excel
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift

Gunningscriteria

• Je hebt werkervaring als secretaresse/projectondersteuner bij een gemeente
  met minimaal 160.000 inwoners
• Je hebt werkervaring met het systeem Oracle

Interview Datum

21 jul. 2026 (di.)

Je sollicitatie dient uiterlijk 14 juli 2026 om 05:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.