Deel projectleider informatie op de juiste plek

Functieomschrijving

Functie

Als deelprojectleider ben je de rechterhand van de projectleider en draag je zelfstandig verantwoordelijkheid voor de voortgang van meerdere werkstromen binnen het migratieproject waarbij informatie van netwerkschijven wordt overgezet naar zes aangewezen bestemmingen (zaaksysteem, vakapplicaties, Microsoft Teams, OneDrive, parkeerplaats en verhuisdoos). Eén van de onderdelen betreft het e-depot.

Opdracht

Je leidt en coördineert onderdelen van het project Informatie op de juiste plek, waarin 24 vakafdelingen betrokken zijn. Je bent een verbindende schakel tussen de business en het team informatievoorziening en voert gesprekken met medewerkers over benodigde aanpassingen in vakapplicaties en het zaaksysteem om documenten correct te ontsluiten.

Taken en verantwoordelijkheden

• Organiseren en coördineren: Bewaken van de projectuitvoering over meerdere parallelle werkstromen, waaronder begeleiding van vakafdelingen, de MS365-uitrol en het e-depottraject.
• Sturen op planning, resultaat en kwaliteit: Zorgen voor afstemming tussen werkstromen en bewaking van de harde einddeadline.
• Samenwerking versterken: Versterken van de samenwerking binnen projectgroepen en met betrokkenen op uitvoerend, tactisch en bestuurlijk niveau.
• Draagvlak creëren: Creëren van draagvlak bij proceseigenaren, vakafdelingen en medewerkers voor nieuwe werkwijzen en opslagstructuren.
• Rapportage: Zorgdragen voor transparante rapportages richting de projectleider en opdrachtgevers.
• Risicomanagement: Signaleren van risico’s in planning en uitvoering en tijdig bijsturen in afstemming met de projectleider.

Samenwerking

Je werkt samen met proces- en informatieadviseurs, functioneel beheerders, strategisch adviseurs en medewerkers binnen vakafdelingen.

Rapportage

Je rapporteert over de voortgang van het project aan de projectleider en over je functioneren aan de teammanager.

Gezocht profiel

Wij zoeken een projectleider/deelprojectleider met ervaring met soortgelijke projecten en aantoonbare ervaring in de hierboven beschreven kerntaken.

Organisatie

De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zo’n 400 collega’s werken we voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is de organisatieniet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer!

In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.

Eisen

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider op het gebied
  van informatiebeheer, informatiehuishouding of aanverwante domeinen binnen
  een overheidsorganisatie
• Aantoonbaar afgeronde opleiding/cursus op gebied van projectmanagement
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente
• Aantoonbare werkervaring met vergelijkbare digitaliserings- of
  migratietrajecten waarbij medewerkers en organisaties zijn begeleid naar
  nieuwe werkwijzen en digitale werkomgevingen

Gunningscriteria

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider binnen een
  gemeente
• Aantoonbare werkervaring met het opstellen van programma’s van eisen en het
  structureren van complexe besluitvormings- en inkooptrajecten binnen een
  overheidsorganisatie
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van
  informatiebeheer
• Aantoonbare werkervaring met organisatiebrede verandertrajecten, waarbij
  medewerkers zijn begeleid naar nieuwe werkwijzen
• Aantoonbare werkervaring met Agile/Scrum werkwijzen, aantoonbaar gemaakt
  door een erkende certificering en praktische toepassing binnen projecten

Competenties

• Stakeholdermanagement: effectief verbinden van vakafdelingen, het IV-team,
  functioneel beheerders en bestuurlijk niveau
• Veranderkundige begeleiding: begeleiden van medewerkers en teams bij de
  overgang naar nieuwe werkwijzen en opslagstructuren
• Projectcoördinatie: bewaken van voortgang, planning en kwaliteit over
  meerdere gelijktijdige werkstromen
• Kennis van Microsoft 365: praktische werkervaring met Teams, OneDrive en
  SharePoint in een organisatorische context
• Communicatieve vaardigheid: kernachtig en niveau-bewust communiceren
  richting zowel uitvoerende medewerkers als bestuurders
• Agile/Scrum: toepassen van iteratieve werkwijzen binnen een
  projectomgeving
• Resultaatgerichtheid: vertalen van visie en afspraken naar concrete,
  meetbare stappen met oog voor deadlines en afhankelijkheden tussen
  werkstromen
• Bestuurlijke sensitiviteit: schakelen tussen uitvoerend, tactisch en
  bestuurlijk niveau, met gevoel voor verhoudingen en
  besluitvormingsprocessen binnen een gemeentelijke context

Interview Datum

gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 25 juni 2026

Je sollicitatie dient uiterlijk 22 juni 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.