Projectteam Archiefopschoning en Digitalisering

Functieomschrijving

Projectomschrijving

Doel: Structureel wegwerken van fysieke archiefachterstanden en tegelijkertijd de basis leggen voor een toekomstbestendige digitale werkwijze.

Karakter: Projectmatig met een duidelijk begin- en eindresultaat.

Werkzaamheden

Archiefachterstanden

• Verwerken van archiefbestanden in de projectruimte.
• Opschonen en verwerken van archiefbestanden in gemeentelijke depots.
• Verwerken van archiefdozen afkomstig van gemeentewerf en gemeentehuis die extern zijn opgeslagen.
• Ordenen, registreren en archiveren van fysieke dossiers.

Digitalisering

• Voorbereiden van archiefstukken voor digitalisering.
• Digitaliseren van documenten conform geldende wet- en regelgeving.
• Bijdragen aan de overgang naar digitaal werken.

Procesverbetering

• Inventariseren van oorzaken van archiefachterstanden.
• Verbeteren van werkafspraken en archiefprocessen.
• Inrichten van een werkwijze waarmee nieuwe achterstanden zoveel mogelijk worden voorkomen.

Rollen en verantwoordelijkheden

Senior Archiefspecialist / Projectcoördinator

• Coördinatie van de projectwerkzaamheden.
• Planning, voortgangs- en kwaliteitsbewaking.
• Behandelen van inhoudelijke archiefvraagstukken.
• Verbetering van werkprocessen.
• Begeleiding van de junior medewerker.
• Afstemming met betrokken interne stakeholders.

Junior Archiefmedewerker

• Uitvoering van archiefwerkzaamheden.
• Ordenen en verwerken van dossiers.
• Registreren en archiveren van documenten.
• Digitaliseringswerkzaamheden.
• Ondersteuning van de senior medewerker.

Beoogd resultaat

• Fysieke archiefachterstanden binnen de projectruimte zijn weggewerkt.
• Archiefdepots zijn opgeschoond en verwerkt.
• Extern opgeslagen archieven van gemeentewerf en gemeentehuis zijn verwerkt.
• Archiefwaardige documenten zijn voorbereid voor of opgenomen in de digitale werkwijze.
• Werkafspraken en processen zijn verbeterd om nieuwe achterstanden te voorkomen.
• De organisatie beschikt over een beheersbare en toekomstbestendige uitgangspositie voor digitaal werken.

Organisatie

Barneveld groeit. We zetten ons in voor wat onze inwoners en ondernemers belangrijk vinden. Logisch, want we zijn er voor elkaar. Groei brengt ook uitdagingen met zich mee. Dat maakt het spannend en boeiend. Daarom kunnen we jouw kennis, ervaring en ideeën goed gebruiken. Want jij kunt het verschil maken. En wij bieden jou fijne collega’s, een leuke werksfeer en aandacht voor balans en privé.

Eisen

• Een aantoonbaar geschreven offerte, waarin beide specialismes en
  deskundigheden ter inzage geverifieerd kunnen worden
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo+ of hbo bachelor niveau
  voor de senior en een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4
  niveau voor de junior op het gebied van informatiebeheer, DIV,
  archiefbeheer of direct vergelijkbaar
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen archiefbeheer, documentaire
  informatievoorziening en/of informatiebeheer voor de senior
• Aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden,
  documentverwerking en/of archiefwerkzaamheden voor de junior
• Aantoonbare werkervaring met archiefprojecten en/of het wegwerken van
  archiefachterstanden, licht dit duidelijk toe in het cv
• Aantoonbare werkervaring met procesverbetering en kwaliteitsbewaking binnen
  archiefbeheer, licht dit duidelijk toe in het cv
• Aantoonbare werkervaring met het begeleiden of coördineren van medewerkers,
  licht dit duidelijk toe in het cv
• Aantoonbare affiniteit met digitalisering en informatiebeheer voor de
  junior
• Beide kandidaten zijn uiterlijk beschikbaar per 1 september 2026 voor 16
  tot 24 uur gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen
• Beide kandidaten zijn aantoonbaar bereid werkzaamheden grotendeels op
  locatie in Barneveld uit te voeren, licht dit duidelijk toe in het cv

Gunningscriteria

• Aantoonbare werkervaring met archiefopschoning en wegwerken van
  archiefachterstanden
• Aantoonbare werkervaring binnen gemeentelijke of andere
  overheidsorganisaties
• Aantoonbare werkervaring met digitalisering en overgang naar digitaal
  werken
• De kandidaten beschrijven in een aparte toelichting hun kennis en
  werkervaring in relatie tot de opdracht. De beoordeling vindt plaats op:
  relevantie voor de opdracht, mate van onderbouwing, aansluiting op de
  praktijk

Competenties

• Senior
• Coördinerend vermogen
• Analytisch sterk
• Nauwkeurig
• Organisatiesensitief
• Resultaatgericht
• Coachend
• Junior
• Nauwkeurig
• Gestructureerd
• Praktisch ingesteld
• Leergierig
• Betrouwbaar
• Samenwerkingsgericht

Interview Datum

gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 6 juli 2026

Je sollicitatie dient uiterlijk 22 juni 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.