Directiesecretaresse – cluster SO

Functieomschrijving

Functie

Als directiesecretaresse ondersteun je een directeur door taken op het gebied van agendabeheer, communicatie en organisatie uit te voeren.

Belangrijkste werkzaamheden

• Complex agenda- en e-mailbeheer.
• Filteren van vergaderstukken, en afhandelen van vragen en acties waar mogelijk.
• Structureren en ordenen van informatie; hoofd- van bijzaken onderscheiden.
• Voorbereiden van het wekelijkse agendaoverleg met de directeur en de directiesecretaris.
• Signaleren van knelpunten en mogelijke oplossingsrichtingen.
• Zicht houden op belangrijke onderwerpen, dossiers en relaties en daarop anticiperen in prioriteitstelling, in afstemming met het team rond de directeur.
• Organiseren van bijeenkomsten en reizen.
• Voorbereiden en notuleren van overleggen.

Jouw profiel

Je bent verantwoordelijk voor het beheer en de bewaking van de agenda van een directeur. Je werkt resultaatgericht en zorgt voor een efficiënte planning door verzoeken te beoordelen en te prioriteren.

• Klantgerichte en soepele communicatie met collega’s en externe partijen.
• Sterk in samenwerken, met goede afstemming met de directiesecretaris en directeur.
• Zorgvuldigheid in omgang met vertrouwelijke informatie en handelen vanuit integriteit.
• Stressbestendigheid en rust bij last-minute wijzigingen, met behoud van overzicht.
• Proactief, denkt vooruit en toont initiatief.

Organisatie

Onze organisatie
Bij Stadsontwikkeling werken we elke dag met trots en passie voor Rotterdam. We zijn trots op Rotterdammers, met hun roots in alle delen van de wereld. Op onze wereldhaven, op onze skyline, op onze moderne architectuur en op ons internationale netwerk. Op onze Rotterdamse ondernemerskracht, ambitie en daadkracht, waar het draait om kansen creëren en kansen nemen. Kortom, op onze stad die altijd in verandering en nooit af is, met al zijn creativiteit, contrast en eigenzinnigheid.
Wij vinden het belangrijk dat Rotterdam nu én in de toekomst een veerkrachtige en duurzame stad is voor mensen om in te wonen, te werken en te verblijven. Dat is een uitdaging, want in Rotterdam wonen nu al 650.000 mensen en er komen elke dag duizenden mensen om te werken, te studeren, voor zorg of om te recreëren. Dat aantal groeit en tegelijkertijd is de ruimte beperkt.
Voor een goede balans moeten we dus kijken naar wat we waar kunnen doen in de stad, in de haven en samen met de regio. Hoe zorgen we dat mensen kunnen leven en wonen in de buurt van werk, winkels, openbaar vervoer en andere voorzieningen? In een groene omgeving met schone lucht? Hoe zorgen we daarbij voor duurzame en nieuwe vormen van energie? En hoe spelen we in op veranderende werkgelegenheid?
Dat zijn de uitdagingen waar wij elke dag aan werken. Dat doen we samen met Rotterdammers, ondernemers, overheden en andere partners, in de stad, de haven, de regio en internationaal. Zo werken we samen aan de toekomst van de stad en de stad van de toekomst.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde Mbo-niveau 4 opleiding
• Je hebt werkervaring met Microsoft Outlook en Microsoft Teams
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als (directie)secretaresse, opgedaan
  in de afgelopen 5 jaar
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring binnen een overheids- of
  politiek-bestuurlijke organisatie

Gunningscriteria

• Je hebt een afgeronde opleiding op Mbo- of Hbo-niveau in de richting van:
  Directiesecretaresse, Secretarieel medewerker, Officemanagement of
  Management Support
• Je hebt 2 jaar werkervaring als directiesecretaresse opgedaan in de
  afgelopen 5 jaar
• Je hebt werkervaring met het zelfstandig voorbereiden en notuleren van
  directie- of MT-overleggen; Benoem het project in CV waaruit dit blijkt

Interview Datum

04 jun. 2026 (do.)

Je sollicitatie dient uiterlijk 2 juni 2026 om 05:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.