Secretaresse gedeputeerde staten

Functieomschrijving

Functie

Jij bent verantwoordelijk voor het professioneel ondersteunen van jouw gedeputeerde op secretarieel gebied. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van jouw gedeputeerde. Samen vormen jullie een team dat de gedeputeerde optimaal ondersteunt.

Taken en verantwoordelijkheden

• Agendabeheer: het actueel houden van een complexe agenda en zorgen voor een duidelijke planning; zorgdragen voor adequate agendaplanning en indien nodig adviseren hierover.
• Vergaderdossiers: voorbereiden en samenstellen van dossiers voor vergaderingen.
• Voortgangsbewaking: bewaken van de voortgang van afspraken.
• Eerste aanspreekpunt: professioneel en vriendelijk communiceren met interne collega’s en externe relaties (telefonisch, per mail en overige correspondentie).
• Ondersteuningsafstemming: afspraken maken met de gedeputeerde over de benodigde ondersteuning, zodat de passende kwaliteit kan worden geleverd.

Werkwijze en samenwerking

• Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van de gedeputeerde.
• Je bent het visitekaartje van de gedeputeerde in de contacten met anderen.

Gevraagde houding en vaardigheden

• Snel kunnen schakelen.
• Gewend zijn zelfstandig beslissingen te nemen.
• Bereid zijn om indien nodig een stapje extra te zetten qua inzet.
• Nauwkeurig en zorgvuldig zijn in contact met zowel externe relaties als interne collega’s.
• Vindingrijkheid in het vinden van mensen en beschikbaar zijn voor contact met de gedeputeerde.

Organisatie

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.
Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4 in een
  secretariële richting
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als
  secretaresse op bestuur/directieniveau bij een overheidsorganisatie

Gunningscriteria

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in een
  secretariële richting
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als
  secretaresse op bestuur/directieniveau bij een overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring met MS-office (benoem in het cv hoe dit is
  opgedaan)
• Bereid zijn om minimaal 4 dagen op kantoor aanwezig te zijn

Competenties

• Zelfstandigheid
• Proactief
• Communicatief sterk
• Flexibel

Je sollicitatie dient uiterlijk 1 juni 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.