Officemanager Griffie (ZZP)

Functieomschrijving

Functie

Als officemanager Griffie ben jij het administratieve en secretariële hart van de griffie. Je zorgt ervoor dat de bestuurlijke besluitvorming van de gemeenteraad soepel en professioneel verloopt.

Wat ga je doen?

Belangrijkste taken

• Registreren en plaatsen van documenten in het raadsinformatiesysteem iBabs en verzorgen van de volledige administratieve afhandeling.
• Actief bewaken van alle termijnen binnen het besluitvormingsproces.
• Zorgen voor correcte en uniforme naamgeving van documenten volgens de schrijfwijzer, zodat alles goed vindbaar is in zoekmachine Raadzaam.
• Beheren van de mailbox van de griffie en berichten tijdig en zorgvuldig afhandelen, in afstemming met de griffier en raadsadviseurs.
• Eerste aanspreekpunt zijn voor raadsleden, fractieassistenten, collegeleden, ambtenaren en externe relaties, en hen vriendelijk en servicegericht op weg helpen.
• Ondersteunen van forumgriffiers bij het opstellen van conceptagenda’s en publiceren van forumagenda’s na vaststelling door het presidium; later ook publicatie van de raadsagenda verzorgen.
• Secretariële ondersteuning bieden aan de griffier en raadsadviseurs, zodat zij zich kunnen richten op hun inhoudelijke en adviserende taken.
• Onderhouden van contact met inwoners, bijvoorbeeld bij aanmeldingen om in te spreken tijdens een forum of raadsvergadering.
• Organiseren van bijeenkomsten tot in de puntjes: van zaalreserveringen en catering tot het regelen van alle benodigde faciliteiten.
• Monitoren van de publicatie van documenten op officielebekendmakingen.nl na vaststelling door de gemeenteraad.
• Kwaliteitsverbeterende werkzaamheden in het raadsinformatiesysteem iBabs.
• Uitvoeren van diverse andere administratieve werkzaamheden die bijdragen aan een goed functionerende griffie.

Organisatie

De gemeente Rijswijk bestaat uit ongeveer 600 collega’s.Onze stad groeit. Er komen steeds meer inwoners bij. Ons dienstenpakket wordt groter en veranderingen gaan steeds sneller. Hierdoor zijn wij als organisatie volop in beweging. Jouw ideeën en kennis kunnen we hierbij goed gebruiken.

In onze organisatie:

✅ Ben jij welkom met jouw ideeën en kennis
✅ Stimuleren wij een inclusieve (werk)cultuur

Eisen

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager met secretariële
  ondersteuning aan een griffier
• Uiterlijk beschikbaar per mei 2026 voor minimaal 36 uur per week
• Aantoonbaar beschikbaar op maandag, dinsdagochtend en woensdag fysiek
  aanwezig zijn in het gemeentehuis in Rijswijk. Op donderdag en vrijdag
  thuiswerken

Gunningscriteria

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager met secretariële
  ondersteuning aan een griffier
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager bij een
  overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring met het systeem iBabs. Benoem duidelijk in het cv
  waar dit is opgedaan
• Aantoonbare werkervaring met interne en externe stakeholders

Interview Datum

gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 18 mei 2026, 11:00 uur

Je sollicitatie dient uiterlijk 13 mei 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.