Functieomschrijving
Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale en verbindende rol binnen de gemeente. Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de domeinmanagers, zodat zij zich volledig kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en houdt overzicht in een dynamische omgeving.
Taken en verantwoordelijkheden
- Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en de domeinmanagers;
- Prioriteiten bepalen in telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken, en hierover adviseren;
- Meekijken in mailboxen voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;
- Voorbereiden van de wekelijkse collegevergaderingen en portefeuillehouderoverleggen, in samenwerking met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris;
- Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.
Werkwijze en samenwerking
Je voert uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden uit voor circa twee aan jou toegewezen bestuurs- en/of MT-leden. Je werkt volgens een uniforme werkwijze en maakt deze snel eigen, zodat je efficiënt en eenduidig samenwerkt met het team.
Gewenste vaardigheden en eigenschappen
- Kan overzicht houden in een dynamische werkomgeving;
- Ervaring met complex agendabeheer en het moeiteloos schakelen tussen verschillende werkzaamheden;
- Nauwkeurig, professioneel en proactief;
- Voelt goed aan wat er speelt, anticipeert en handelt op het juiste moment;
- Gericht op het ontzorgen van het bestuur.
Organisatie
Samen met Cothen en Langbroek vormt Wijk bij Duurstede met ongeveer 24.000 inwoners en 150 medewerkers een relatief kleine gemeente, waar het fijn is om te wonen en te werken. We zijn klein en dat zien we als voordeel. Want werken voor onze gemeente wil zeggen dat je niet alleen je hoofd gebruikt, maar ook je handen uit de mouwen steekt en met je voeten in de klei staat. Je weet mét en voor wie je werkt en je ziet het resultaat van je werk in de praktijk tot stand komen. Korte lijnen met inwoners, ondernemers en het bestuur maken je werk interessant. Daarbij zetten we een gezonde dosis pragmatiek in. Naast je vakkennis is er volop ruimte om je talenten in te zetten. Het is denken én doen geblazen hier in Wijk. Daarbij vinden we het belangrijk dat we elkaar goed kennen en het leuk hebben met elkaar.
Bij de gemeente Wijk bij Duurstede verwelkomen wij graag mensen met verschillende leeftijden, achtergronden, overtuigingen en voorkeuren. We vinden het belangrijk dat jouw talenten en kwaliteiten worden benut en dat je met vertrouwen en plezier je werk kan doen. Verhalen van collega’s over hoe het is om bij ons te werken vind je op www.werkenbijgemeentewijkbijduurstede.nl.
Eisen
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als
Bestuurssecretaresse en/of Management Assistent binnen een
overheidsorganisatie - Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
Gunningscriteria
- Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van
(directie)secretaresse / Management Assistent - Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 12 jaar als
Bestuurssecretaresse en/of Management Assistent - Aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of management assistent
binnen een gemeente - Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden van vergaderingen in iBabs
- Aantoonbare werkervaring met het samenwerken met directie/secretaris
- Uiterlijk beschikbaar per 28 april 2026 voor 32 uur per week
Competenties
- Je bent een prettige gesprekspartner
- Je bent communicatief vaardig in geschrift en taal
- Je bent accuraat, integer en stressbestendig
- Je beschikt over een flinke dosis doorzettingsvermogen
- Je kunt goed organiseren, analyseren en verbinden
- Je hebt een flexibele werkinstelling
Interview Datum
gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland als volgt:
Sollicitatiegesprekken: woensdag 22 april 13:00-15:30 uur
Klikgesprek bestuurder: donderdag 23 april 09:30-10:00 uur
De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel als mogelijk bericht
Je sollicitatie dient uiterlijk 20 april 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
