Jouw rol
Ben jij een organisatietalent, accuraat en vaardig in een dynamische omgeving? Voor een tijdelijke periode stap je in als officemanager ter ondersteuning van het officemanagement in het fysieke domein. Je werkt binnen het domein ruimtelijke ontwikkeling en ruimtelijk beheer en ondersteunt sector- en teammanagers.
Wat ga je doen
- Ondersteunen van sector- en teammanagers met agendabeheer, vergaderingen en administratieve taken.
- Zorgen dat werkprocessen soepel verlopen en voortgang bewaken.
- Afhandelen van e-mailverkeer en verwerken van inkomende e-mails in Outlook-taken.
- Voorbereiden van overleggen, waaronder overleggen met de wethouder.
- Meewerken aan administratieve verbetertrajecten en afstemmen van planning met andere officemanagers.
- Zorgen voor structuur in de ondersteuning en fungeren als vraagbaak voor medewerkers binnen het fysieke domein.
Jouw profiel
- Ervaring: Ervaren officemanager die snel kan instappen en zelfstandig kan schakelen in een dynamische omgeving.
- Eigenschappen: Proactief, oplossingsgericht, representatief, nauwkeurig en goed in schakelen.
- Vertrouwelijkheid: Je behandelt vertrouwelijke informatie met de grootste zorg.
- Organisatie: Je bent bekend met het werken in een gemeentelijke organisatie.
Vaardigheden
- MS Office 365: uitstekende kennis, inclusief het verwerken van inkomende e-mails in Outlook-taken.
- Overige systemen: ervaring met Djuma en Ibabs.
Organisatie
Wij zijn een 100.000 plus gemeente, onderdeel van het regionaal samenwerkingsverband Holland Rijnland en deelnemer aan de G40.
In de groen-blauwe stad midden in het Groene Hart vind je een unieke combinatie van stedelijke projecten en ruimtelijke vraagstukken in een landelijk gebied.
132,5 km2, waarvan 6 km2 water en 8 kernen, midden in het Groene Hart: dat is Alphen aan den Rijn.Proberen, experimenteren en in de praktijk ontwikkelen. Wij zijn Gemeente Alphen aan den Rijn. Bij ons is het leuk werken. We leveren toonaangevende dienstverlening en zijn een wendbare organisatie. Dat wil zeggen dat we meebewegen met de ontwikkelingen in de maatschappij en continu vernieuwen. We leren door te doen. Samenwerkingsgericht, resultaatgericht, klantgericht en veranderingsbereid zijn onze kerncompetenties. Met elkaar werken we samen voor het beste resultaat voor onze inwoners.
Eisen
- Beschikbaar per april 2026 voor 36 uur per week
- Minimaal 3 jaar werkervaring in de afgelopen 6 jaar als officemanager/
managementassistent/ (afdelings)secretaresse bij een overheidsorganisatie - Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
- Aantoonbare werkervaring met MS Office 365 in de afgelopen 3 jaar
Gunningscriteria
- Aantoonbare werkervaring als officemanager/ managementassistent/
(afdelings)secretaresse in de afgelopen 3 jaar bij een gemeente - Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met systemen MS Office 365,
Djuma, Ibabs en Ubeeo. Benoem duidelijk in het cv waar dit is opgedaan
Competenties
- Organisatorische vaardigheden: plannen en organiseren met goed gevoel
voor tijd en oog voor detail - Communicatieve vaardigheden: mondeling en schriftelijk
- Analytisch ingesteld & resultaatgericht
- Stressbestendig en accuraat
- Gewend om snel te schakelen in dynamische omgeving
- Vriendelijk en tactvol
- Betrouwbaar en integer
- Pro-actief, zelf organiserend, daadkrachtig, resultaatgericht en alert
- Uitstekende beheersing van de Nederlands taal in woord en geschrift
- Goed kunnen samenwerken binnen team van officemanagers fysiek domein
Interview Datum
gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 30 maart 2026, 11:25 uuruur
Je sollicitatie dient uiterlijk 9 april 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
