Organisatie
De provincie Flevoland staat als gesprekspartner naast gemeenten, waterschap en de rijksoverheid: een onmisbare schakel in een netwerksamenleving waarin complexe vraagstukken alleen in samenwerking met partners kunnen worden aangepakt. De organisatie zet de maatschappelijke opgaven centraal en maakt daarop de cultuur (dat wat in harten en hoofden van mensen leeft), de structuur en het management passend. Samenwerking aan de voorkant en integraliteit in de aanpak van de opgaven en programma’s is een vanzelfsprekendheid.
Je komt te werken bij het Expertise Team Management Secretariaat. Dit is een nieuw team dat voor de gehele organisatie werkt, dat uniform en waar dat kan gestandaardiseerd werkt, en waar vooruitgang de norm is. Er heerst een open en informele sfeer, gericht op het gezamenlijk klaren van de klus. De secretaresses ondersteunen en ontzorgen de managers van de expertiseteams bij hun werkzaamheden en bij werkzaamheden rondom het Jaarprogramma. Verder is het secretariaat een belangrijke spil bij andere werkzaamheden in de expertiseteams. Hierdoor zijn de managers in staat om hun teams zo goed mogelijk aan te sturen en te ontwikkelen.
In de functie van secretaresse ga je aan de slag met het inplannen van afspraken voor onze interne afdelingen en externe partners. Jij beheert de agenda van in dit geval twee expertiseteammanagers en ondersteunt deze pro-actief bij verscheidende taken. Denk bijvoorbeeld aan het maken van opdrachtbrieven en opdrachtbonnen.
Opdrachtomschrijving
Als secretaresse bij de Provincie heb je een veelzijdige baan, waarbij je naast agendabeheer ondersteunt met het organiseren van evenementen en bijeenkomsten. Dit doe je met de nieuwste middelen (MS Teams, MS Forms, Copilot). Daarbij ben je gestructureerd, jij gaat voor vernieuwing en geeft dit ook aan in het team. Jouw actielijst is aan het einde van een evenement of bijeenkomst helemaal afgevinkt. Het enige wat je nog moet doen is notulen maken en hier ben jij bijzonder goed in. Naast de coördinatie van het PO ondersteun je ook zelf met je manager een of meer portefeuillehouder overleg. De afspraken en de benodigde informatie documenteer je in ons systeem (iBabs).
Wat breng je mee
- Een afgerond MBO Niveau 4 in de richting Office & Managementsupport-opleiding of aanverwante studie.
- Je hebt minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
- Ervaring met iBabs is een pré evenals ervaring met het digitaal archiveringssysteem eDocs.
- Je bent digitaal vaardig en je communicatieve vaardigheden in woord en geschrift zijn prima.
- Ervaring met het werken in Microsoft 365 en Teams.
- Je houdt overzicht en denkt vooruit in het ondersteunen van de manager.
- Je bent geordend, kunt prioriteren en ben procesmatig als het om het werken binnen en met andere teams gaat.
- Een signalerende, proactieve houding waarbij je zelf graag de handen uit de mouwen steekt.
Benodigd aantal professionals
1.
Duur opdracht
De opdracht wordt bij voorkeur en indien mogelijk vervuld op de volgende dagen: in overleg voor gemiddeld 36 uur per week.
De opdracht wordt vervuld gedurende 26 weken, waarbij rekening wordt gehouden met een mogelijke verlofperiode van 3 weken. Dit geldt ook voor de verlengopties.
Minimumeisen/ knock-outcriteria
1. Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking;
2. Minimaal een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 niveau officemanagement of vergelijkbaar.
Gunningscriteria
3. Afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 niveau in de richting van Officemanagement of secretarieel administratief (20 punten);
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar op het gebied van managementondersteuning/secretarieel (30 punten);
5. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring bij de overheid in de afgelopen 5 jaar (10 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met werken in Teams en met Copilot (30 punten);
7. Aantoonbare werkervaring op het gebied van iBabs (10 punten).
Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/ de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.
Competenties
Als persoon ben jij:
- Resultaatgericht en klantgericht
- Degene die vernieuwing ziet en vooruitgang brengt. Dit draag je actief uit.
- Zelfstartend, nauwkeurig en proactief.
- Gericht op samenwerken.
- Planmatig en doelgericht. Jij bent eigenaar van het proces en houdt er regie op.
Cv-richtlijnen
Maximaal 2 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. Uit het cv dient duidelijk naar voren te komen waarom de kandidaat geschikt is voor deze functie.
Planning
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 17 maart 2026, 12:00 uur.
Interesse? Stuur jouw contactgegevens en CV naar info@1uptraining.nl of reageer direct via de knop ‘Apply now’ bovenaan deze pagina.
Reactietermijn
Je sollicitatie dient uiterlijk 9 december om 09.00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
