Ervaren secretaresse van de burgemeester

Gemeente Bergen op Zoom
De stad Bergen op Zoom is een vestingstad, gelegen op de Brabantse Wal, op de overgang van land en zee, zand en klei, hoog en laag. Het is een compacte stad met een historische kern, omgeven door water, bos en heide. Het dorp Halsteren en de kernen Lepelstraat en Heimolen vormen samen de woonkernen in het landelijk gebied van de gemeente Bergen op Zoom. De unieke ligging tussen de mainports Rotterdam en Antwerpen en een rijke cultuurhistorie zijn de belangrijkste kenmerken van de gemeente. Bergen op Zoom kent een goede ontsluiting op de landelijke infrastructuur.

Werkplek:

• Door de gemeente Bergen op Zoom wordt een werkplek (bureau) ter beschikking gesteld waarvan de medewerker gebruik kan maken. De medewerker dient zelf een deugdelijke laptop mee te brengen en toebehoren om de werkzaamheden op uit te voeren. Met deze laptop kan de medewerker inloggen op het netwerk van de gemeente Bergen op Zoom

Functiebeschrijving

Ervaren secretaresse van de burgemeester/ minimaal 32 uur per week
(De opdracht stopt op het moment dat deze vacature vast wordt ingevuld).

Als coördinerend secretaresse van de burgemeester zorg jij voor goede ondersteuning én overzicht. Jij denkt vooruit, regelt zaken op tijd en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Dankzij jou kan de burgemeester zich richten op bestuurlijke taken. Deze functie is geen standaard kantoorbaan van 9 tot 5. Het komt soms voor dat je in de avonduren of in het weekend werkt, omdat de werktijden van de burgemeester uiteenlopend zijn. Je werkt in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is. Dat past goed bij jou, daar krijg jij energie van!

Wat ga je doen?

• Ondersteuning burgemeester: Je ondersteunt de burgemeester bij de dagelijkse werkzaamheden. Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Agenda- en mailboxbeheer: Je beheert de agenda van de burgemeester en zorgt voor een goede planning. Ook beheer je de mailbox en de post en stel je duidelijke prioriteiten.
• Vergaderingen en bijeenkomsten: Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten organisatorisch en administratief voor. Waar nodig verzorg je de verslaglegging. Je zet actiepunten uit en je bewaakt de voortgang.
• Samenwerking en bestuurlijke ondersteuning: Je houdt overzicht en zorgt voor goede afstemming binnen de organisatie. Je werkt nauw samen met collegas van andere afdelingen. Je denkt actief mee met de burgemeester en draagt zo bij aan het realiseren van bestuurlijke ambities.
• Coördineren: Je coördineert inhoudelijk het team van bestuurssecretaresses, dat bestaat uit 5 collega-secretaresses. Je stemt werkzaamheden af en zorgt voor samenhang in de ondersteuning.

Wat breng je mee?

• Opleiding en ervaring: Je hebt minimaal mbo werk- en denkniveau en een afgeronde relevante opleiding, bijvoorbeeld Schoevers of vergelijkbaar. Je hebt aantoonbare ervaring met secretariële en administratieve werkzaamheden, bij voorkeur als bestuurssecretaresse.
• Organisatietalent: Je werkt nauwkeurig, kunt goed plannen en organiseren en houdt overzicht, ook wanneer het druk is.
• Proactieve houding: Je denkt vooruit, neemt initiatief en zorgt ervoor dat zaken goed en op tijd geregeld zijn.
• Communicatieve vaardigheden: Je communiceert correct, vriendelijk en duidelijk, zowel mondeling als schriftelijk. Je durft beslissingen te nemen en staat stevig in je rol richting de burgemeester.
• Bestuurlijke sensitiviteit: Je hebt gevoel voor de dynamiek binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en weet professioneel om te gaan met protocollen en bestuurlijke relaties.

Werken bij Inkoop, Facilitair en Secretariële Ondersteuning
Je komt als coördinerend secretaresse terecht in het team van secretaresses dat verantwoordelijk is voor de ondersteuning van bestuur en organisatie. Samen zorgen jullie voor een efficiënte en betrouwbare interne dienstverlening. De werkomgeving is dynamisch en geen dag is hetzelfde. Deze functie is geen 9-tot-5-baan en zeker geen standaard kantoorbaan. Jij krijgt hier juist energie van. Soms kan het voorkomen dat je in de avonduren of in het weekend werkt, omdat de werktijden van de burgemeester uiteenlopend zijn.
Wil je meer weten over werken bij de gemeente Bergen op Zoom? Kijk dan op
www.werkenbij.bergenopzoom.nl

Eisen (knock-outcriteria)

Moeten allemaal met ja beantwoord worden

1. Beschikbaarheid uren

2. • Kandidaat is minimaal 32 uur per week beschikbaar.

   • Dit moet duidelijk in het CV worden vermeld.

3. Onregelmatige inzet

   • Kandidaat is bereid en in staat om onregelmatig te werken (avonden/weekenden).

   • Dit moet duidelijk in het CV worden vermeld.

4. Zelfstandig handelen & prioriteren (ervaring)

   • Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met:

     • zelfstandig handelen

     • prioriteren van complexe situaties

     • proactief handelen

     • tijdig escaleren in vertrouwelijke of politiek gevoelige situaties

   • Ervaring moet met concrete voorbeelden in het CV worden onderbouwd.

   • Beoordeling:

     • 3 jaar ervaring 5 punten

     • < 3 jaar ervaring 2 punten

     • Geen ervaring 0 punten

Wensen (gunningscriteria)

Leveren punten op, maar zijn geen knock-outcriteria

1. Ervaring in politiek-bestuurlijke omgeving (max. 6 punten)

   • Recente aantoonbare ervaring, met concrete voorbeelden in het CV:

     • 5 jaar 6 punten

     • 2–5 jaar 4 punten

     • < 2 jaar 2 punten

     • Geen ervaring 0 punten

2. Beschikbaarheid na gunning (max. 5 punten)

   • Duidelijk vermelden in het CV:

     • Binnen 1 maand 5 punten

     • Binnen 1–2 maanden 3 punten

     • Later dan 2 maanden 0 punten

3. • Competenties aantoonbaar in gesprek / casus (max. 10 punten)

4. • Tijdens het gesprek of via casussen:

   • Competenties duidelijk aantoonbaar 10 punten

   • Enigszins aantoonbaar 5 punten

   • Niet aantoonbaar 0 punten

Interesse? Stuur jouw contactgegevens en CV naar info@1uptraining.nl of reageer direct via de knop Apply now bovenaan deze pagina.

Je sollicitatie dient uiterlijk 12 februari om 15.00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.