Functie
Kwartiermaker Bedrijfsbureau Buitendienst (tijdelijk)
Organisatie en context
Team Buitendienst van de Gemeente Altena is op zoek naar een tijdelijke kwartiermaker voor het Bedrijfsbureau. Door het recente vertrek van het Hoofd Bedrijfsbureau en het aanstaande vertrek van de Teammanager Buitendienst is een kwetsbare overgangssituatie ontstaan. In deze periode moeten diverse werkzaamheden en dossiers worden afgerond en geborgd.
De opdracht is gericht op het waarborgen van continuïteit, het creëren van overzicht en het vastleggen van werkwijzen, zodat een zorgvuldige overdracht aan nieuwe leiding mogelijk is.
Doel van de opdracht
Als zelfstandige kwartiermaker zorg je voor rust, structuur en samenhang binnen het Bedrijfsbureau. Je brengt lopende processen en dossiers in kaart, identificeert afhankelijkheden en legt afspraken vast. Werkzaamheden worden niet persoonsafhankelijk, maar overdraagbaar en duurzaam ingericht.
Werkzaamheden
1. Afronden en besluitvormingsrijp maken van dossiers
Je rondt een aantal cruciale dossiers inhoudelijk af en levert deze besluitvormingsrijp op:
- Aanbesteding bedrijfskleding
- Aanbesteding grafdelven
- Traject rondom een eventuele uitbreiding van het aantal poolautos
Je zorgt ervoor dat alle stappen zijn doorlopen en dat aanvullende uitzoekwerkzaamheden niet meer nodig zijn.
2. Inrichten en vastleggen van werkwijzen
Je structureert en documenteert de werkwijzen binnen het Bedrijfsbureau, waaronder:
- Het inregelen en vastleggen van de werkwijze rondom Apptimize
- Het beschrijven van processen, rollen en verantwoordelijkheden
Doel is dat deze werkwijzen ook na afloop van de opdracht zelfstandig kunnen worden toegepast.
3. Structureren samenwerking met MidZuid
Je start en structureert de samenwerking met MidZuid door:
- Het faciliteren van de eerste werkoverleggen
- Het inzichtelijk maken van wederzijdse verwachtingen
- Het vastleggen van afspraken over samenwerking, afstemming en verantwoordelijkheden
De samenwerking moet direct operationeel en werkbaar zijn.
4. Inzicht in capaciteit en formatie
Je brengt de capaciteit en formatie van het Bedrijfsbureau in kaart en levert:
- Een overzicht van de huidige bezetting
- Inzicht in de benodigde capaciteit
- Aandachtspunten voor de komende periode
Dit alles ten behoeve van een zorgvuldige overdracht aan de nieuwe leiding.
Resultaten aan het einde van de opdracht
- Lopende dossiers en aanbestedingen zijn afgerond of besluitvormingsrijp
- Werkprocessen, werkwijzen, rollen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd
- De werkwijze rondom Apptimize is ingericht en gedocumenteerd
- De samenwerking met MidZuid is operationeel ingericht en vastgelegd
- Inzicht in capaciteit en formatie is beschikbaar voor overdracht
Profiel van de kandidaat
Je bent een ervaren zelfstandige professional met:
- Aantoonbare ervaring binnen gemeentelijke organisaties
- Bij voorkeur ervaring met de buitendienst en een bedrijfsbureau
- Een resultaatgerichte, zelfstandige en pragmatische werkwijze
Je creëert snel overzicht, stelt prioriteiten en brengt rust in een overgangsperiode. Je schakelt gemakkelijk tussen inhoud, proces en stakeholders en communiceert helder over voortgang en oplevering.
Positionering van de opdracht
- Tijdelijke, afgebakende en resultaatgerichte opdracht
- Zelfstandige uitvoering door de opdrachtnemer
- Geen structurele vervanging of lijnverantwoordelijkheid
- Gericht op afronding, borging en overdracht
Beoordeling en eisen
Verplichte eisen (ja/nee)
- Kandidaat kan een geldige VOG overleggen (niet ouder dan 3 maanden)
- Beschikbaar voor het gevraagde aantal uren per week
- Kan starten op de aangegeven startdatum (na ontvangst VOG en ondertekende bruikleenovereenkomst)
- Akkoord met gebruik van door gemeente Altena beschikbaar gestelde laptop
- Beschikt over een eigen telefoon
- Afgeronde opleiding op minimaal HBO-niveau
- Meerjarige ervaring binnen het IBOR-domein (o.a. afval & reiniging, buitendienst, openbare ruimte)
- Beschikt over één of meer referenties
- Uurtarief is niet hoger dan het vastgestelde maximum (inclusief alle kosten)
- Aantoonbare ervaring met het vastleggen van werkprocessen binnen de buitendienst
- Aantoonbare ervaring met aanbestedingen en contracten binnen gemeentelijke organisaties
Wensen (punten)
- Ervaring met aanbestedingen en contractmanagement (tot 5 punten)
- Ervaring met coördinatie en uitvoering van IBOR- of buitendienstprojecten (tot 8 punten)
- Ervaring met het opstarten en structureren van samenwerkingen (2 punten)
- Ervaring met inzicht geven in capaciteit en formatie van een buitendienstafdeling (tot 8 punten)
- Leidinggevende ervaring binnen een gemeentelijke buitendienst met integrale verantwoordelijkheid (tot 5 punten)
Beoordeling tijdens gesprek
- Passend binnen het team (tot 3 punten)
- Positieve en flexibele instelling (tot 3 punten)
- Politiek-bestuurlijke sensitiviteit (tot 3 punten)
- Communicatieve vaardigheden op verschillende niveaus (tot 3 punten)
- Korte presentatie over aanpak van de opdracht binnen gemeente Altena (tot 5 punten)
Totaal te behalen punten: 45
Je sollicitatie dient uiterlijk 5 febuari om 13:30 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
