Eventmanager Griffie/Griffiemedewerker

Omschrijving Opdrachtgever provincie Gelderland
Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met 1.500 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en veilig te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals bijvoorbeeld energietransitie, woningbouw, mobiliteit, natuur of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol.

Opdracht
Vanwege langdurige ziekte van de eventmanager/griffiemedewerker bij de griffie zijn we op zoek naar tijdelijke vervanging. De griffie is een team met zeer betrokken, enthousiaste en deskundige collega’s. We zijn er om het democratisch proces te ondersteunen en staan klaar voor alle Statenleden en fractievolgers. Wij zijn deskundig, toegankelijk, vernieuwend, toegewijd en integer.

Samen met de griffier, de plv. griffier, drie Statenadviseurs, een junior Statenadviseur, een communicatieadviseur, een office/informatiemanager, een griffiemedewerker en een functioneel beheerder zetten we alles op alles om Provinciale Staten (PS) met haar 55 Statenleden en de 15 fracties continu in positie te brengen. Als griffie opereren wij onafhankelijk in het politiek gevoelige, complexe krachtenveld en netwerk van de provincie.

Het betreft tijdelijke invulling van een reguliere functie bij de provincie Gelderland. De opdracht leent zich daarom niet voor invulling met een ZZP-er. Eventueel geïnteresseerde ZZP-ers kunnen zich op detacheringsbasis (= met loonuitbetaling) laten aanbieden door een bureau. Doorleenconstructies zijn nadrukkelijk niet toegestaan.

Samen met de office/informatiemanager, functioneel beheerder en de griffiemedewerker, vormt de eventmanager/griffiemedewerker het ondersteuningsteam van de griffie.

De eventmanager/griffiemedewerker:

• is eindverantwoordelijk voor alle organisatorische zaken van de verschillende vergaderingen en evenementen van Provinciale Staten en de griffie (regelen locatie/zalen, catering, aanspreekpunt facilitaire dienst, opstellen van een draaiboek);
• is het aanspreekpunt voor de sprekers bij in- en externe evenementen/bijeenkomsten;
• coördineert diverse evenementen, zoals het Provinciespel, Provinciale Staten trekken de streken in, Opening statenjaar, IPO jaarcongres (in overleg met statenadviseur), Bezoeken aan HdP (w.o. gemeentebezoeken);
• is verantwoordelijk voor het hele proces rond de wisselingen statenleden, fractievolgers en fractiemedewerkers;
• is managementondersteuner van de griffier;
• verzorgt, samen met het ondersteuningsteam, de (digitale) stukkenstroom van en naar Provinciale Staten;
• ondersteunt bij alle overige voorkomende administratieve en organisatorische zaken bij de griffie.

Daarnaast werkt de eventmanager/griffiemedewerker nauw samen met de griffiemedewerker en functioneel beheerder en vervangen ze elkaar bij afwezigheid en/of piekmomenten.

Vereisten / knock-outcriteria

Eis 1 Beschikbaarheidseis
Kandidaat is inzetbaar vanaf 12 januari 2026 tot en met 11 juli 2026 voor minimaal 32 uur en maximaal 36 uur per week verdeeld over 5 werkdagen. De werkdagen in het Huis der Provincie zijn op de maandag en woensdag, de overige dagen kan (als de agenda dit toelaat) vanuit huis of een andere locatie worden gewerkt. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met 2 maal een periode van 6 maanden.

Afhankelijk van de beschikbaarheid van kandidaat, is een gefaseerde start en/of latere startdatum mogelijk, mits kandidaat uiterlijk 1 februari 2026 inzetbaar is voor minimaal 32 uur per week.

De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Eis 2 Overige eis
Je voegt een CV van maximaal 5 pagina’s A4 toe. Indien het CV (incl. figuren, tabellen, voorblad en inhoudsopgave) langer is dan het toegestane aantal A4’s, wordt deze enkel voor het toegestane aantal A4’s beoordeeld, waarna de overige A4’s buiten de beoordeling worden gehouden. Het CV is in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum (MAAND EN JAAR) van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld.

Het CV dient louter ter verificatie van de bij de eisen en gunningscriteria kwaliteit gegeven toelichting. Je dient in het CV apart op alle eisen en gunningscriteria kwaliteit een toelichting (antwoord/beschrijving) te geven waarmee je aantoont dat je, of de aangeboden kandidaat, aan de eis of het gunningscriterium kwaliteit voldoet.

Eis 3
Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde HBO opleiding.
Benoem de naam van het opleidingsinstituut, de plaats, de afstudeerrichting en het afstudeerjaar.

Eis 4
Kandidaat heeft minimaal 3 maanden werkervaring bij of voor een overheidsorganisatie met het organiseren van vergaderingen en evenementen in een politieke setting.
Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting de ervaring waaruit blijkt dat u aan deze eis voldoet.

Gunningscriteria

Wens 1 (60 punten)
Kandidaat beschikt aantoonbaar over werkervaring bij of voor een griffie, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.

• Kandidaat beschikt over tenminste 3 jaar werkervaring bij of voor een griffie (60 punten)
• Kandidaat beschikt over 2 tot 3 jaar werkervaring bij of voor een griffie (40 punten)
• Kandidaat beschikt over 1 tot 2 jaar werkervaring bij of voor een griffie (30 punten)
• Kandidaat beschikt over 0 tot 1 jaar werkervaring bij of voor een griffie (20 punten)
• Kandidaat heeft geen werkervaring bij of voor een griffie (0 punten)

Wens 2 (20 punten)
Kandidaat beschikt aantoonbaar over ervaring met het werken met een informatiesysteem, zoals Ibabs of Notubiz, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.

• Kandidaat heeft tenminste 2 jaar ervaring met het werken met een informatiesysteem, zoals Ibabs of Notubiz (20 punten)
• Kandidaat heeft over 1 tot 2 jaar ervaring met het werken met een informatiesysteem, zoals Ibabs of Notubiz (10 punten)
• Kandidaat heeft over 0 tot 1 jaar ervaring met het werken met een informatiesysteem, zoals Ibabs of Notubiz (5 punten)
• Kandidaat heeft geen ervaring met het werken met een informatiesysteem, zoals Ibabs of Notubiz (0 punten)

Wens 3 (20 punten)
Kandidaat beschikt over een minimaal een afgeronde HBO opleiding, met als specifieke afstudeerrichting bestuurskunde of politicologie, aan te tonen met het opleidingsinstituut, de plaats en het afstudeerjaar.

• Kandidaat beschikt over minimaal een afgeronde HBO opleiding, met als specifieke afstudeerrichting bestuurskunde of politicologie (20 punten)
• Kandidaat beschikt niet over minimaal een afgeronde HBO opleiding, met als specifieke afstudeerichting bestuurskunde of politicologie (0 punten)

Competenties te toetsen in interview
Tijdens het interview worden de volgende persoonlijke competenties getoetst:

1. Plannen en organiseren: Je bepaalt op effectieve wijze doelen, prioriteiten en benodigde acties. Bovendien geef je tijd en middelen aan om deze doelen te kunnen bereiken.
2. Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: Je bent je bewust van de behoeftes en belangen in het bestuurlijke krachtenveld én je eigen invloed hierop. Je weet wat er speelt, wat bestuurders drijft en je weet je effectief te manifesteren in complexe krachtenvelden. Je begrijpt de politiek-bestuurlijke belangen en maatschappelijke verhoudingen.
3. Nauwkeurigheid: Je bent zorgvuldig en werkt secuur. Je vindt kwaliteit belangrijk en probeert fouten te voorkomen. Je behoudt overzicht en voert je taken uit op een georganiseerde manier.
4. Verbindend vermogen (netwerken): Je bent in staat relaties op te bouwen, te onderhouden en diverse partijen bij elkaar te brengen en aan elkaar te verbinden om tot resultaat te komen.
5. Proactief/initiatief nemend: Je onderzoekt de wensen en behoeften van de (interne of externe) klant/gebruiker en handelt hiernaar. Hiermee begin je liever uit jezelf dan dat je passief afwacht. Je wil verbeteren en denkt vooruit.

Kandidaat wordt per competentie beoordeeld. Indien kandidaat aan de competentie voldoet, krijgt kandidaat de daarvoor genoemde punten. Bij elke competentie worden de volgende beoordelingsopties aangehouden:

• Voldoet (nagenoeg) volledig aan competentie – 10 punten;
• Voldoet voldoende aan competentie – 5 punten;
• Voldoet onvoldoende aan competentie – 0 punten.

In totaal zijn er vijf (5) competenties. Kandidaat kan op deze vraag daardoor maximaal 50 punten scoren. Kandidaat dient minimaal een score van 25 punten te behalen op alle competenties. Indien kandidaat minder dan 25 punten behaalt, zal provincie Gelderland kandidaat uitsluiten van gunning van de opdracht.

Planning
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 4 december 2025, 09:00 uur.

Interesse?
Stuur jouw contactgegevens en CV naar info@1uptraining.nl of reageer direct via de knop ‘Apply now’ bovenaan deze pagina.

Reactietermijn
De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot donderdag 11 december 2025, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.

Overige Informatie

• Door het indienen van uw offerte gaat leverancier zonder voorbehoud akkoord met de Algemene Inkoopvoorwaarden (AIV) Gelderland 2023 voor leveringen en diensten. De AIV Gelderland 2023 zijn te raadplegen op gelderland.nl/inkoopvoorwaarden.
• Provincie Gelderland zal een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen. Vanuit Flextender wordt er een VOG link verstrekt na gunning.
• Provincie Gelderland faciliteert aan leverancier een provinciale laptop, die eigendom is van de provincie en die ook beheerd wordt door de provincie. Dit om te voldoen aan wettelijke verplichtingen op het gebied van informatieveiligheid. Provincie Gelderland beschikt verder over voldoende kantoorvoorzieningen waar leverancier gebruik van kan maken.
• Kandidaat is de afgelopen twee jaar niet in loondienst geweest van provincie Gelderland om een draaideurconstructie te voorkomen.
• Bij gunning dient er een UEA formulier te worden ingevuld.

Facturatie
Er wordt geen gebruik gemaakt van de facturatiemodule van Flextender. De factuur dient direct te worden verstuurd aan provincie Gelderland met daarop het zaaknummer en het, door provincie Gelderland op een later moment aan u toegestuurd, inkoopordernummer. De digitale factuur kan verzonden worden naar facturen@gelderland.nl.

Het factuuradres is: Provincie Gelderland, Markt 11, 6811 CG ARNHEM.

Rechtsbescherming/bezwaar tegen gunningsbeslissing
In afwijking van artikel 1.6 en artikel 11.2 van de inschrijfvoorwaarden van Flextender geldt de volgende bepaling. Indien een leverancier zich niet kan vinden in de gunningbeslissing is hij gedurende zeven (7) kalenderdagen na dagtekening van de bekendmaking van de gunningsbeslissing in de gelegenheid deze aan te vechten door een kort geding aanhangig te maken bij de Rechtbank Gelderland. In het belang van een snelle en goede voortgang wordt u verzocht om per e-mail via inhuur@gelderland.nl provincie Gelderland tijdig op te hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel.

Door het uitbrengen van een offerte gaat elke Leverancier ermee akkoord dat bovengenoemde termijn van zeven (7) kalenderdagen een vervaltermijn is, en dat het niet uitbrengen van een dagvaarding binnen deze termijn in kort geding zal leiden tot niet-ontvankelijk verklaring van de Leverancier, en verval van iedere aanspraak.

Klachtenprocedure
In afwijking van artikel 9 van de inschrijfvoorwaarden van Flextender geldt de volgende bepaling. Het is mogelijk om een klacht in te dienen per e-mail via klachtenmeldpunt@gelderland.nl. Voordat u een klacht indient moet u, indien mogelijk, eerst een vraag stellen voor de Nota van Inlichtingen. U moet duidelijk aangeven dat het een klacht betreft. De voorwaarden voor het indienen van een klacht staan aangegeven in de Klachtenregeling aanbestedingen Gelderland 2013.

Social Return
De provincie Gelderland kent een aantal organisatiedoelstellingen, één daarvan is het bijdragen aan Social Return. Social Return is een aanpak om meer werkgelegenheid te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt door middel van het opnemen van sociale voorwaarden, eisen en/of wensen in inkoop- en aanbestedingstrajecten. Op deze manier leveren opdrachtnemers een bijdrage op het gebied van werkgelegenheid en/of ontwikkeling van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Er zijn verschillende manieren om invulling te geven aan Social Return. Denk aan het bieden van werkplekken, leerbanen, werkervaringsplekken en stages. Maar ook andere vormen van Social Return zijn welkom, zoals het bieden van of bijdragen aan scholing, begeleiding, geven van gastcolleges of advies aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en/of leerlingen/studenten.

Creatieve invullingen die op een andere wijze bijdragen aan de (arbeids-)participatie en/of ontwikkeling van mensen met afstand tot de arbeidsmarkt zijn tevens mogelijk. Voorbeelden hiervan zijn Sociale inkoop (inkopen van diensten of producten bij sociale werkvoorzieningen/sociale ondernemingen) of het creëren van of bijdragen aan maatschappelijke activiteiten/sociale projecten.

De Social Return coördinator van provincie Gelderland kan u hierin verder informeren, op weg helpen en ondersteunen. Na gunning zal de Social Return coördinator contact met u opnemen om samen te kijken naar de mogelijkheden.

CO2 resultaten
Provincie Gelderland is gecertificeerd op de CO2 prestatieladder, trede 5. In het kader van deze certificering worden CO2 resultaten gemonitord (waarvoor we de CO2 resultaten van onze leveranciers nodig hebben). Op verzoek van provincie Gelderland moet u op transparante wijze de gevraagde CO2 resultaten verstrekken met betrekking tot uw vervoersbewegingen (voor zover dit relevant is voor uw opdracht én benodigd is voor de berekening van onze CO2 resultaten). Indien u deze CO2 resultaten zelf (nog) niet monitort, moet u deze naar uw beste inschatting verstrekken. We verwachten in ieder geval dat kandidaat kan aangeven welk(e) vervoersmiddel(en) er ingezet zijn voor deze opdracht, of deze CO2 neutraal zijn (of niet) én een globale inschatting van het aantal afgelegde kilometers voor deze opdracht.

Verbod op Russische betrokkenheid
Op basis van het vijfde sanctiepakket van de Europese Unie is het provincie Gelderland niet toegestaan opdrachten te gunnen aan Russische partijen. Provincie Gelderland sluit een leverancier uit indien er sprake is van Russische betrokkenheid. Door het indienen van een offerte verklaart leverancier naar eer en geweten dat er geen sprake is en zal zijn van Russische betrokkenheid bij deze offerte én bij de uitvoering van de overeenkomst.

Leverancier verklaart in het bijzonder dat:

1. a) Leverancier geen (rechts)persoon is met een Russische nationaliteit en deze (rechts) persoon (natuurlijke personen, bedrijven, entiteiten of organen) niet gevestigd is in Rusland;
2. b) Leverancier geen rechtspersoon is die voor meer dan 50% eigendom is van een Russische partij zoals hierboven onder a) genoemd;
3. c) Leverancier niet handelt in belang van of op aanwijzing van een Russische partij, zoals bedoeld onder a) en b);

Indien de opdracht aan leverancier wordt gegund, bevestigt leverancier door ondertekening van de overeenkomst dat er geen sprake is van Russische betrokkenheid in de hierboven bedoelde zin.

Als na ontvangst van de offerte of na gunning van de opdracht uit ons eigen onderzoek blijkt dat (mogelijk) sprake is van Russische betrokkenheid bij de uitvoering van de overeenkomst, dan zal de provincie Gelderland u alsnog verzoeken ondersteunende documentatie te overleggen voor uw standpunt dat géén sprake is van Russische betrokkenheid bij uw onderneming.