Managementassistent/ PMO

De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend. 

Volgens Kadaster richtlijn dient iedere medewerker minimaal 2 dagen per week op kantoor aanwezig te zijn. Welke dagen dit zijn gaat in overleg met de manager en het team.

Kadaster
Het Kadaster registreert en verstrekt gegevens over de ligging van vastgoed in Nederland en de daarmee samenhangende rechten, zoals eigendom en hypotheek. Als zelfstandig bestuursorgaan is dat onze wettelijke taak. Onze gegevens bieden houvast bij het onderzoeken van maatschappelijke vraagstukken, of het nu gaat om de beste route voor een nieuwe snelweg, actuele ontwikkelingen op de woningmarkt of het in beeld brengen van leegstand.

Opdracht
De directie Data, Governance en Vernieuwing (DGV) beheert de integrale kadastrale data-infrastructuur en stelt de kaders voor het hele datalandschap van de organisatie; dus naast rechtszekerheids-, vastgoed- en geodata ook bedrijfsvoeringsdata, klantgegevens en de samenhang met data van ketenpartners.

Maatschappelijke ontwikkelingen en ondernemingsprocessen gaan steeds sneller en transformeren, vooral door de invloed van informatiegestuurd, data- en technologie-gedreven werken. Het creëren van waarde, ook publieke waarde, is steeds meer gebaseerd op (het toepassen van) data. Daarbij is afstemming en samenwerking met (interne) klanten en stakeholders essentieel.

Daarmee borgt de directie ook de relatie van data, vernieuwing van producten en diensten en klant. Kennis en expertise op het vlak van datamanagement, marketing en architectuur zijn ondergebracht bij deze directie. De directie stuurt daarbij op samenhang van data en vernieuwing voor een effectieve (vraag gestuurde en kwalitatief hoogstaande) toekomstgerichte uitvoering. Dit doen wij samen met ruim 110 collega’s die voor DGV werken en de ambities van DGV willen waarmaken.

DGV bestaat uit 6 afdelingen: Marketing, Onderzoek, Portfolio en Productmanagement, Architectuur en Informatiemanagement, Data Governance en CIO Office. Daarnaast wordt de directie ondersteund door bureau DGV. Voor dit bureau zijn wij op zoek naar een managementassistent c.q. projectmanagement officer.  Het bureau DGV bestaat uit ca 10 medewerkers

Wat ga je doen?
Het team bureau DGV is op zoek naar een managementassistent c.q. projectmanagement officer. Bij bureau DGV werken ca 10 collega’s, zij vervullen een sleutelrol in de ondersteuning van de directie en het management. Het secretariaat van het bureau DGV bestaat 3 managementassistenten waarvan één managementassistent fulltime het agendabeheer voor hoofden en gedelegeerd opdrachtgevers doet. De andere twee managementassistenten werken in een duobaan voor de drie gedelegeerd opdrachtgevers. De gedelegeerd opdrachtgevers zijn verantwoordelijk voor circa 25 vernieuwingsprojecten met een IT-component binnen het Kadaster.

Als managementassistent/PMO ondersteun je de gedelegeerd opdrachtgevers. Dit betreft het voorbereiden van maandelijkse stuurgroepen van de vernieuwingsprojecten waaronder inplannen stuurgroepvergaderingen, vergaderstukken voorbereiden, klaarzetten en borgen in afstemming met de gedelegeerd opdrachtgevers e/o projectmanagers, verslaglegging en nabespreking.

Daarnaast is ook het aanjagen en sturen van de projectmanagers en projectleiders op het tijdig aanleveren van stukken is een hoofdtaak.

Samen met je collega’s draag je zorg voor het goed en soepel functioneren van het secretariaat bureau DGV. Adequate en efficiënte organisatie van het secretariaat en de ondersteuning van de projecten en gedelegeerd opdrachtgevers in de uitvoering van hun taken.

Belangrijkste technieken, methoden en tools

• MS Office 365 waaronder Teams;
• Sharepoint;
• FCC Integraal Verander Portfolio.

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn

• het voorbereiden van de maandelijkse stuurgroepen (circa 20) van de vernieuwingsprojecten;
• het inplannen van stuurgroepvergaderingen in de diverse agenda’s;
• het voorbereiden, klaarzetten en mailen van vergaderstukken;
• het maken van notulen van de stuurgroepvergaderingen en het vastleggen van besluiten en actiepunten;
• het aanjagen van projectmanagers en projectleiders op tijdige aanlevering van stukken.

Vereisten / knock-outcriteria

1. Het cv dient in het Nederlands te zijn opgesteld en mag niet langer zijn dan maximaal 6 pagina’s A4. De motivaties op de eisen en de antwoorden op de gunningscriteria dienen binnen het opgegeven aantal pagina’s te worden opgenomen
2. Afgeronde (bachelor) hbo-opleiding of hoger;
3. Minimaal 4 jaar ervaring in een vergelijkbare functie;
4. Aantoonbare ervaring met succesvol samenwerken in multidisciplinaire teams en omgevingen, met een politiek/bestuurlijk karakter;
5. Aantoonbare ervaring met verslaglegging van projecten in datarijke omgevingen;
6. Aantoonbare ervaring met projectmatig werken (verslaglegging);
7. Affiniteit met Microsoft Copilot en motivatie om AI slim in te zetten voor verslaglegging en ondersteuning;
8. Ervaring binnen een organisatie met wettelijke taken en een breed stakeholderveld, bij voorkeur een ZBO;
9. Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschrift;
10. Door de kandidaat zélf geschreven cv en motivatie.